재직증명서는 본인이 어떤 직장에 소속되어 있으며, 어떤 직급과 직책을 맡고 있는지 증명할 수 있도록 재직증명을 발급하는 회사(기관)가 보증하는 증명서를 말한다.
재직증명서는 법적으로 표준화된 규정이나 서식이 있는 것은 아니므로 재직증명서를 요구하는 기관의 요구에 따라서 작성할 수 있다.
재직증명서는 각 회사나 단체에서 정한 문서규정의 범위 내에서 서식이 정해지며, 경우에 따라 규정의 내용과 관계없이 자유롭게 서식을 작성하는 경우도 있다. 일반적으로 회사에 따라 자사의 고유 서식을 사용하고 있으므로 기본적인 재직사항을 명확히 기재하는 것이 중요하다.
1) 필수 항목의 목록
회사의 기본적인 형식이 있는 경우는 그것을 사용할 수 있습니다. 그러나 자유 형식도 입력해야 하는 필수 항목이 있으며, 개인 정보에 포함되는 세부 정보에는 이름, 주민등록 번호 (생년월일), 주소, 연락처 정보 등이 포함됩니다. 부서, 직위, 고용 일, 발행일 등이 입력됩니다…. 또한 증명서를 제출하는 기관에서 특히 요구된 정보가 있는 경우는 그것을 확인하고 설명하는 것으로 합니다.
2) 고용 인증서 구성
고용 인증서에는 인증서의 목적과 내용을 명확히 기재해야 하지만 부족한 것이 존재할 수 없습니다. 쓰기의 순서가 정해져 있지 않고 개인 정보를 상단에 쓰는 것이 좋습니다. 다음 항목은 항목에 따라 제대로 작성해야 합니다. 고용 기간은 고용 일로부터 현재까지의 기간이 포함되고 마지막으로 고용 인증서의 목적이 명확하게 언급되어야 한다.
3) 담당 부서에 신청 후 발급
담당 부서 (총무부, 인사부, 관리부 등)를 확인한 후 인증서를 요청한 인증서가 발급됩니다. 대부분은, 신청과 동시에 발행할 수 발급 된 작업 인증서의 내용을 확인한 후 누락 된 항목이 있는지를 신중하게 검토하고 관련 회사, 기관, 또는 관공서에 서류를 제출합니다.
4) 증명서의 거부에 대한 처벌
노동 기준법 제39조는 고용주가 사용 기간, 업무 종류, 지위, 임금, 기타 필요한 사항에 관한 증명서를 요구하는 경우 고용주는 퇴직 직후에 서면 인증서를 즉시 발급받을 을 규정하고 있습니다. 필수 항목만을 나열하도록 지정되어 있습니다. 따라서 회사 (고용주)가 노동자에서 요구된 재직증명서 또는 직업 증명서 발급을 거부한 경우 벌금이 부과될 수 있습니다.